Een factuur die maar niet betaald wordt, is meer dan vervelend: het is úw geld dat bij een ander op de rekening staat. Gelukkig staat u er juridisch sterk voor — mits u de juiste stappen in de juiste volgorde zet. Dit is het complete incasso-stappenplan, van eerste herinnering tot (heel soms) de rechter.
Eerst: voorkom de paniek — én de escalatie
Verreweg de meeste 'wanbetalers' zijn vergeters: de factuur ligt onderop een stapel of hangt in een goedkeuringsproces. Begin dus nooit met dreigen; dat kost klanten en levert zelden sneller geld op. De route is: herinneren → aanmanen → formele ingebrekestelling → incasso/rechter. Elke stap geeft de klant een nette kans én bouwt uw dossier op.
Stap 1: de betalingsherinnering (dag 1–14 na verval)
Vriendelijk, kort, met factuur als bijlage en een concrete nieuwe termijn (bijv. 7 dagen). Hoe u die formuleert — inclusief voorbeeldteksten — leest u in betalingsherinnering sturen. Vaak is dit al genoeg.
Stap 2: de aanmaning (na de herinnering)
Zakelijker van toon: u constateert dat betaling ondanks de herinnering uitblijft, stelt een laatste termijn en kondigt aan dat u daarna incassokosten en wettelijke rente in rekening brengt. Bellen vóór of na deze brief werkt uitstekend: aan de telefoon hoort u wat er écht speelt (ontevredenheid? geldgebrek? factuur kwijt?) en kunt u zo nodig een betalingsregeling treffen. Leg elke afspraak per e-mail vast.
Stap 3: de ingebrekestelling / WIK-brief
Bij consumenten: de verplichte '14-dagenbrief'
Voordat u bij een particulier incassokosten mag rekenen, bent u wettelijk verplicht een kosteloze aanmaning te sturen die de klant nog 14 dagen (na ontvangst) geeft om te betalen, onder vermelding van het exacte bedrag aan incassokosten dat anders volgt. Klopt deze brief niet, dan vervalt uw recht op die kosten — doe dit dus zorgvuldig.
Bij bedrijven
B2B is het verzuim na de vervaldatum meestal automatisch ingetreden en zijn incassokosten en handelsrente direct verschuldigd. Een formele ingebrekestelling met laatste termijn blijft wel verstandig voor uw dossier.
Welke kosten en rente mag u rekenen?
De wettelijke incassokosten (WIK) zijn een staffel over de hoofdsom:
| Over de hoofdsom | Percentage |
|---|---|
| Eerste €2.500 | 15% (minimum €40) |
| Volgende €2.500 | 10% |
| Volgende €5.000 | 5% |
| Volgende €190.000 | 1% |
| Daarboven | 0,5% (met wettelijk maximum) |
Voorbeeld: bij een onbetaalde factuur van €1.000 mag u €150 incassokosten rekenen. Daarnaast loopt de wettelijke rente: voor consumenten het 'gewone' tarief, voor B2B de aanzienlijk hogere wettelijke handelsrente (controleer het actuele percentage op rijksoverheid.nl). Deze bedragen komen bóvenop de hoofdsom — wanbetaling wordt zo vanzelf duurder dan betalen.
Stap 4: incassobureau of deurwaarder
Blijft betaling uit, dan kunt u de vordering uit handen geven:
- Incassobureau: neemt het aanmaan- en beltraject over; werkt vaak op basis van de geïncasseerde WIK-kosten ('no cure no pay' op de kosten). Kan niet dwingen, wel professioneel druk zetten.
- Deurwaarder: kan naast minnelijke incasso ook dagvaarden en na een vonnis beslag leggen.
Lever een compleet dossier aan: factuur, algemene voorwaarden, herinneringen, aanmaningen en correspondentie. Hier betaalt een nette administratie zich uit — wie alles digitaal op één plek heeft (zie digitale administratie), stuurt het dossier in vijf minuten door.
Stap 5: naar de rechter (zelden nodig)
Voor vorderingen tot €25.000 is de kantonrechter bevoegd; een advocaat is daar niet verplicht, en u kunt zelf (of via de deurwaarder) dagvaarden. Weeg wel af: griffierecht en tijd versus de omvang van de vordering en de verhaalbaarheid — een vonnis op een lege BV int niets. Bij betwiste facturen (klant claimt wanprestatie) is juridisch advies verstandig vóór u dagvaardt.
Voorkomen is goedkoper dan incasseren
- Heldere afspraken vooraf in een offerte met betalingscondities
- Correcte, complete facturen (een gebrekkige factuur is hét excuus om niet te betalen — zie factuurverplichtingen)
- Korte betaaltermijnen en deelfacturen bij grote projecten
- Strakke, vriendelijke opvolging vanaf dag 1 na de vervaldatum
- Bij nieuwe grote klanten: vooraf een deel betalen is heel normaal
Zo blijft incasso wat het hoort te zijn: een noodrem die u vrijwel nooit nodig heeft.
Rekenvoorbeeld: wat komt er bovenop de hoofdsom?
Neem een onbetaalde zakelijke factuur van €3.000. De wettelijke incassokosten (WIK) berekent u gestaffeld:
| Schijf | Berekening | Kosten |
|---|---|---|
| Eerste € 2.500 | 15% | € 375 |
| Volgende € 500 | 10% | € 50 |
| Totaal incassokosten | € 425 |
Daarbovenop komt de wettelijke handelsrente over de periode dat de factuur openstaat. De klant betaalt dus fors meer dan de €3.000 — wanbetaling wordt zo vanzelf duurder dan gewoon betalen. Bij bedragen tot €2.500 geldt overigens altijd het minimum van €40 aan incassokosten.
De juiste toon per fase
De kunst van incasso is de juiste toon op het juiste moment. Te hard aan het begin beschadigt de relatie zonder reden (de meeste te late betalers zijn vergeters); te zacht aan het eind kost u geld. De opbouw:
- Herinnering: vriendelijk, "waarschijnlijk over het hoofd gezien"
- Aanmaning: zakelijk, met laatste termijn en aankondiging van kosten
- Ingebrekestelling: formeel, concrete deadline en gevolgen
- Uit handen geven: geen emotie meer, puur zakelijk proces
Voorbeeldteksten voor de eerste fasen vindt u in betalingsherinnering sturen.
Bellen werkt beter dan mailen
Onderschat het telefoontje niet. Aan de lijn hoort u wat er écht speelt: is de klant ontevreden, zit de factuur vast in een goedkeuringsproces, of is er een geldprobleem? Elk van die situaties vraagt een andere aanpak, en een gesprek levert vaak binnen een dag een concrete betaalafspraak op waar drie mails niet in slaagden. Leg elke afspraak daarna schriftelijk vast per e-mail — dat is meteen dossieropbouw voor als het toch tot incasso komt.
Een betalingsregeling: soms slimmer dan doordrukken
Kan een klant tijdelijk niet betalen maar wil hij wel? Dan is een betalingsregeling vaak verstandiger dan escaleren: u krijgt uw geld (gespreid) en behoudt de relatie. Leg de regeling schriftelijk vast met concrete data en bedragen, en spreek af dat de hele vordering direct opeisbaar is zodra een termijn niet wordt nagekomen. Zo houdt u druk op de ketel zonder de deur dicht te gooien.
Wanneer loont naar de rechter gaan?
Voor vorderingen tot €25.000 is de kantonrechter bevoegd en is een advocaat niet verplicht. Toch is de rechter zelden de eerste keus: weeg griffierecht, tijd en de verhaalbaarheid af tegen de omvang van de vordering. Een vonnis tegen een lege BV of een insolvente debiteur levert niets op. Bij een betwiste factuur (de klant claimt dat u wanprestatie leverde) is juridisch advies verstandig vóór u dagvaardt. In de meeste gevallen is een goed incassobureau of deurwaarder een efficiëntere route.
Voorkomen blijft de beste incasso
Elk uur dat u in incasso steekt, is een uur dat u niet aan betalend werk besteedt. Investeer daarom vooraf: heldere afspraken in uw offerte, correcte en complete facturen (een gebrekkige factuur is hét excuus om niet te betalen), korte betaaltermijnen, aanbetalingen bij grote of nieuwe klanten, en strakke, vriendelijke opvolging vanaf dag één. Wie dit op orde heeft, komt zelden verder dan de eerste herinnering.
Veelgestelde vragen over incasso
- Wanneer mag ik incassokosten rekenen? Bij bedrijven meestal direct na verzuim; bij particulieren pas ná de verplichte kosteloze 14-dagenbrief met vermelding van het exacte kostenbedrag.
- Hoeveel incassokosten mag ik rekenen? Volgens de wettelijke staffel: 15% over de eerste €2.500 (minimaal €40), aflopend daarboven.
- Wat kost een incassobureau mij? Vaak worden de wettelijke incassokosten op de debiteur verhaald; controleer vooraf de voorwaarden en of er kosten voor uw rekening kunnen komen.
- Loont de gang naar de rechter? Weeg griffierecht, tijd en verhaalbaarheid af tegen de vordering. Een vonnis op een insolvente debiteur levert niets op.
- Kan ik afgedragen btw op een oninbare factuur terugkrijgen? Ja, oninbare vorderingen geven recht op teruggaaf van de eerder afgedragen btw; dat kan in elk geval één jaar na de uiterste betaaldatum. Zie btw berekenen.
Incasso hoort een noodrem te zijn die u zelden nodig heeft. Investeer in preventie — heldere afspraken, correcte facturen, korte termijnen en strakke opvolging — dan komt u vrijwel nooit verder dan de eerste herinnering.
De belangrijkste punten samengevat
- Werk de stappen af: herinnering, aanmaning, ingebrekestelling, incasso.
- Wettelijke incassokosten: 15% over de eerste €2.500 (min. €40).
- Een betalingsregeling is soms slimmer dan doordrukken.
- Preventie is goedkoper dan incasseren.
Klaar om professioneel te factureren?
Met FactuurPro maakt u een factuur in 30 seconden. Al vanaf €10 per maand — nergens aan vast.
Start direct — vanaf €10 p/m →