De factuur is een fiscaal document, en dus stelt de wet er eisen aan. Een factuur die niet voldoet kan uw klant zijn btw-aftrek kosten, en u een discussie met de Belastingdienst. Dit artikel zet alle verplichtingen op een rij: wat erop moet, hoe u nummert, hoe lang u bewaart en wanneer de regels soepeler zijn.
Wanneer bent u verplicht te factureren?
U bent als btw-ondernemer verplicht een factuur uit te reiken bij leveringen en diensten aan andere ondernemers en rechtspersonen. Aan particulieren hoeft het meestal niet (uitzonderingen daargelaten, zoals afstandsverkopen), maar het mag natuurlijk wel — en voor uw eigen administratie is het vaak praktisch.
Termijn: de factuur moet uiterlijk op de 15e dag van de maand ná de maand van levering zijn verstuurd. Levert u op 20 juni, dan moet de factuur er uiterlijk 15 juli zijn. Sneller factureren mag altijd — en is beter voor uw cashflow.
De verplichte gegevens
Elke volledige factuur bevat minimaal:
- Uw volledige naam en adres (van de onderneming) en die van uw afnemer
- Uw btw-identificatienummer
- Uw KvK-nummer
- Factuurdatum en een uniek, opeenvolgend factuurnummer
- Datum van levering of dienst (indien afwijkend van de factuurdatum)
- Hoeveelheid en duidelijke omschrijving van de goederen of diensten
- Vergoeding exclusief btw, uitgesplitst per btw-tarief
- Het toegepaste btw-tarief per regel en het btw-bedrag
In bijzondere situaties komen daar vermeldingen bij: "btw verlegd" plus het btw-nummer van de afnemer bij verleggingsregelingen, een vrijstellingsvermelding bij de KOR, en bij intracommunautaire leveringen de btw-nummers van beide partijen. Hoe dit er in de praktijk uitziet: factuur voorbeeld.
De vereenvoudigde factuur
Voor kleine bedragen (tot €100 inclusief btw) en voor correctiefacturen volstaat een vereenvoudigde factuur met alleen: uw naam en adres, de factuurdatum, een omschrijving en het btw-bedrag of de gegevens om dat te berekenen. Handig voor bonnetjes — maar bij zakelijke klanten is een volledige factuur vrijwel altijd verstandiger, omdat die hem nodig heeft voor zijn btw-aftrek.
Factuurnummering: doorlopend, zonder gaten
Factuurnummers moeten opeenvolgend zijn. Meerdere reeksen mogen (bijv. per jaar of per klantgroep), zolang elke reeks doorlopend is. Wat niet mag: nummers overslaan, hergebruiken of achteraf tussenvoegen. Bij een boekenonderzoek is een gat in de nummering een rode vlag: waar is factuur 2026-013 gebleven — verwijderd? Zwart? Dit is precies waarom handmatig nummeren in Word riskant is; automatische nummering in factuursoftware sluit deze fout uit. Fout gemaakt? Nooit verwijderen, maar corrigeren met een creditfactuur.
Bewaarplicht: 7 jaar
Facturen (verkoop én inkoop) bewaart u minimaal 7 jaar; gegevens over onroerende zaken 10 jaar. Digitaal bewaren mag, mits de facturen gedurende de hele termijn leesbaar en raadpleegbaar blijven. Een doorzoekbaar digitaal archief waarin elke factuur in seconden terug te vinden is, maakt ook een eventuele controle een stuk relaxter — zie digitale administratie.
Digitale facturen en PDF
Elektronisch factureren is volledig gelijkgesteld aan papier. Een PDF-factuur per e-mail is dus rechtsgeldig; de afnemer moet er wel mee instemmen (in de praktijk: wie de factuur accepteert en betaalt, stemt in). Eis is dat authenticiteit, integriteit en leesbaarheid gewaarborgd zijn — nog een reden om PDF te gebruiken in plaats van een bewerkbaar Word-bestand. Voor leveranciers van de Rijksoverheid geldt bovendien e-facturatie via vaste standaarden.
Wat riskeert u bij fouten?
- Uw klant kan de btw niet aftrekken op een onvolledige factuur — en komt dus bij ú terug
- Verzuim- of vergrijpboetes bij het niet (tijdig of juist) uitreiken van facturen
- Naheffingen wanneer de administratie niet controleerbaar is; in het ergste geval verwerpt de inspecteur uw administratie en schat hij uw omzet
Checklist
- ✅ Alle verplichte gegevens standaard in uw factuursjabloon
- ✅ Automatische, doorlopende nummering
- ✅ Factureren binnen de wettelijke termijn (15e van de volgende maand)
- ✅ Bijzondere vermeldingen paraat (verlegd / KOR / EU)
- ✅ Archief: 7 jaar, digitaal en doorzoekbaar
Wie zijn facturatie één keer goed inricht, voldoet daarna automatisch — lees ook onze complete gids factuur maken.
Overzicht: verplichte gegevens in één tabel
| Gegeven | Volledige factuur | Vereenvoudigd (≤ €100) |
|---|---|---|
| Uw naam en adres | Ja | Ja |
| Naam en adres afnemer | Ja | Niet verplicht |
| Uw btw-id en KvK-nummer | Ja | Btw-gegevens beperkt |
| Factuurdatum | Ja | Ja |
| Opeenvolgend factuurnummer | Ja | Aanbevolen |
| Omschrijving en hoeveelheid | Ja | Ja (aard) |
| Bedrag excl., btw-tarief en btw-bedrag | Ja, per tarief | Btw-bedrag of tarief |
Twijfelt u of een bon volstaat? Kies bij zakelijke klanten altijd de volledige factuur — uw afnemer heeft de complete gegevens nodig om zijn btw af te trekken, en een factuur die hem dat kost, komt bij ú terug.
Bijzondere vermeldingen: wanneer welke tekst?
- "Btw verlegd" + btw-nummer afnemer — bij verleggingsregelingen (bouw, EU-diensten B2B)
- Verwijzing naar vrijstelling — bij de KOR of andere vrijstellingen
- "Factuur uitgereikt door afnemer" — bij selfbilling (afnemer maakt de factuur)
- Btw-nummers van beide partijen — bij intracommunautaire leveringen binnen de EU
- "Bijzondere regeling – reisbureaus" of "– gebruikte goederen" — bij margeregelingen
Deze teksten stelt u in een factuurtool één keer in per situatie of per klant, zodat ze automatisch op de juiste facturen verschijnen.
Factuurnummering in de praktijk
De eis "opeenvolgend, zonder gaten" roept vaak vragen op. Wat mag wél:
- Meerdere reeksen tegelijk (bijv. 2026-001 voor verkoop en C2026-001 voor credit), zolang elke reeks op zich doorlopend is
- Jaarlijks opnieuw beginnen bij 001, met het jaartal als prefix
- Een eigen logica, mits herleidbaar en zonder ontbrekende nummers
Wat niet mag: een nummer overslaan, een nummer hergebruiken, of een factuur "even verwijderen". Ging er iets mis? Maak een creditfactuur — nooit een gat. Automatische nummering in software sluit deze categorie fouten volledig uit; het is precies waarom handmatig nummeren in Word risicovol is. Zie ook ons factuur voorbeeld met een creditfactuur.
Correctie: hoe herstelt u een foute factuur?
Ontdekt u ná verzending een fout (verkeerd bedrag, verkeerd tarief, verkeerde klant)? De correcte route: laat de originele factuur staan, maak een creditfactuur die de originele volledig of gedeeltelijk terugdraait (met verwijzing naar het oorspronkelijke nummer), en stuur zo nodig een nieuwe, juiste factuur. In uw btw-aangifte corrigeert de creditfactuur automatisch de eerder aangegeven btw. Zo blijft uw administratie sluitend en controleerbaar.
Sancties: wat staat er op het spel?
De Belastingdienst kan bij factuurgebreken en een niet-controleerbare administratie diverse maatregelen nemen: van verzuim- en vergrijpboetes tot, in het uiterste geval, het verwerpen van uw administratie en het zelf schatten van uw omzet (met de bewijslast bij u). Daarnaast is er het directe commerciële risico: een klant die zijn btw niet kan aftrekken op uw gebrekkige factuur, houdt de betaling op of komt verhaal halen. Een correcte factuur is dus niet alleen een wettelijke plicht maar ook cashflow-hygiëne. Alles bij elkaar in onze gids factuur maken.
De verplichtingen in de praktijk: drie scenario's
Zzp'er, Nederlandse zakelijke klanten: volledige factuur met alle gegevens, 21% btw (of het juiste tarief), doorlopende nummering, 7 jaar bewaren. De standaardsituatie.
Zzp'er met KOR, vooral particulieren: factuur zonder btw met vermelding van de vrijstelling; overige eisen blijven gelden. Zie kleineondernemersregeling.
Onderaannemer in de bouw: "btw verlegd" plus het btw-nummer van de hoofdaannemer; u rekent zelf geen btw.
Veelgestelde vragen
- Is een IBAN verplicht op de factuur? Niet wettelijk, maar zonder kan niemand betalen — dus altijd vermelden.
- Mag ik één factuur voor meerdere maanden sturen? Ja, zolang de prestaties en data duidelijk gespecificeerd zijn. Bij doorlopende diensten factureren velen per maand of kwartaal.
- Moet het woord "factuur" erop? Niet wettelijk voorgeschreven, maar sterk aan te raden: het voorkomt verwarring met offertes en bonnen.
- Hoe lang moet de klant de factuur bewaren? Dat is zíjn verantwoordelijkheid (ook 7 jaar); u bewaart uw eigen kopie.
De praktische samenvatting: leg de verplichte gegevens één keer vast in uw factuursjabloon, gebruik automatische nummering, factureer op tijd en archiveer alles zeven jaar. Zie de complete werkwijze in factuur maken.
De belangrijkste punten samengevat
- De wet stelt harde eisen aan verplichte factuurgegevens.
- Nummering moet opeenvolgend zijn, zonder gaten.
- Bijzondere situaties vragen specifieke vermeldingen (verlegd, KOR, EU).
- Bewaarplicht is zeven jaar, digitaal toegestaan.
Klaar om professioneel te factureren?
Met FactuurPro maakt u een factuur in 30 seconden. Al vanaf €10 per maand — nergens aan vast.
Start direct — vanaf €10 p/m →