Een factuur maken lijkt simpel, maar een foute of onvolledige factuur kan u geld en tijd kosten: de Belastingdienst stelt harde eisen, en klanten betalen onduidelijke facturen aantoonbaar later. In deze gids leert u precies hoe u in een paar minuten een correcte, professionele factuur opstelt.
Wat is een factuur precies?
Een factuur is het officiële betaalverzoek voor geleverde producten of diensten, en tegelijk een fiscaal document: het is de basis van uw omzetadministratie en van uw btw-aangifte. Voor uw klant is het bovendien een inkoopfactuur die hij nodig heeft om btw terug te vragen. Daarom stelt de wet eisen aan wat erop moet staan.
De verplichte onderdelen van een factuur
Volgens de Belastingdienst moet elke factuur minimaal de volgende gegevens bevatten:
- Uw bedrijfsgegevens: volledige naam en adres van uw onderneming
- Uw KvK-nummer
- Uw btw-identificatienummer (btw-id)
- Gegevens van de klant: naam en adres
- Factuurnummer: opeenvolgend, zonder gaten in de reeks
- Factuurdatum en de datum van levering (als die afwijkt)
- Omschrijving: welke goederen of diensten, hoeveelheid en aard
- Bedragen: prijs exclusief btw, het btw-tarief per regel (21%, 9% of 0%), het btw-bedrag en het totaal
Lever u aan een klant in een ander EU-land met btw verlegd? Vermeld dan ook het btw-nummer van de klant en de tekst "btw verlegd". Meer details leest u in ons artikel over factuurverplichtingen.
Stap voor stap een factuur maken
Stap 1: verzamel de klantgegevens
Vraag bij zakelijke klanten altijd de officiële bedrijfsnaam, het adres en (bij verlegde btw of EU-leveringen) het btw-nummer. In een tool zoals FactuurPro slaat u een klant één keer op in uw klantendatabase; daarna staat alles automatisch ingevuld.
Stap 2: kies een correct factuurnummer
Factuurnummers moeten doorlopend zijn. Een veelgebruikt formaat is 2026-001, 2026-002, enzovoort. Sla nooit nummers over en gebruik nooit twee keer hetzelfde nummer — bij een controle valt dat direct op.
Stap 3: omschrijf uw werk duidelijk
"Werkzaamheden april" is te vaag en leidt tot vragen (en dus latere betaling). Beter: "Webdesign homepage, 12 uur à €85" of "Onderhoudscontract website, april 2026". Duidelijkheid versnelt betaling.
Stap 4: reken de btw correct uit
Gebruik per factuurregel het juiste tarief: 21% (standaard), 9% (verlaagd) of 0%/vrijgesteld. Twijfelt u welk tarief geldt? Lees onze uitleg over btw berekenen. Goede factuursoftware rekent dit automatisch uit — handmatig rekenen is de nummer één bron van fouten.
Stap 5: vermeld betaaltermijn en betaalgegevens
Zet uw IBAN, de tenaamstelling en een duidelijke betaaltermijn op de factuur, bijvoorbeeld: "Gelieve te betalen binnen 14 dagen, uiterlijk 19 juli 2026, o.v.v. factuurnummer 2026-047." Over de wettelijke regels leest u meer in ons artikel over betaaltermijnen.
Stap 6: verstuur als PDF
Verstuur uw factuur als PDF — niet als Word-bestand (aanpasbaar, onprofessioneel) en niet alleen als tekst in een e-mail. Een PDF is niet per ongeluk te wijzigen en oogt professioneel.
Veelgemaakte fouten (en hoe u ze voorkomt)
| Fout | Gevolg | Oplossing |
|---|---|---|
| Factuurnummers niet doorlopend | Problemen bij belastingcontrole | Automatische nummering gebruiken |
| Btw-id vergeten | Factuur voldoet niet; klant kan btw niet aftrekken | Eén keer instellen in uw factuursjabloon |
| Vage omschrijving | Vragen, discussie, latere betaling | Concreet: wat, hoeveel, welke periode |
| Rekenfout in btw | Correctiefactuur nodig | Laat software de btw berekenen |
| Geen betaaltermijn | Klant betaalt "wanneer het uitkomt" | Altijd een concrete vervaldatum noemen |
Hoe snel kan een factuur maken zijn?
Met een goed ingericht systeem kost een factuur u minder dan 30 seconden: klant kiezen, regel invullen, PDF downloaden en versturen. De winst zit in eenmalige voorbereiding: uw bedrijfsgegevens, logo, standaard betaaltermijn en klanten staan al klaar. Wie factureert in Word of Excel is per factuur al snel 15–20 minuten kwijt — en maakt vaker fouten. Bereken zelf: bij 10 facturen per maand scheelt dat zo'n 3 uur werk, elke maand weer.
Checklist: is uw factuur compleet?
- ✅ Bedrijfsnaam, adres, KvK- en btw-nummer
- ✅ Naam en adres van de klant
- ✅ Opeenvolgend factuurnummer en factuurdatum
- ✅ Duidelijke omschrijving per regel
- ✅ Bedrag excl. btw, btw-tarief, btw-bedrag en totaal
- ✅ IBAN en betaaltermijn met concrete vervaldatum
- ✅ Verstuurd als PDF
Wilt u zien hoe een correcte factuur eruitziet? Bekijk dan ons factuur voorbeeld met toelichting per onderdeel.
Factureren per klanttype: waar u op let
Zakelijke klanten in Nederland
De standaardsituatie: volledige factuur met btw, betaaltermijn van 14 of 30 dagen. Vraag bij grotere organisaties naar een inkoop- of PO-nummer en het vaste e-mailadres van de crediteurenadministratie; facturen zonder PO-nummer blijven bij corporates berucht lang liggen. Vermeld het PO-nummer prominent bovenaan de factuur.
Particulieren
Aan consumenten bent u meestal niet verplicht te factureren, maar voor uw eigen administratie is het wel zo overzichtelijk. Vermeld prijzen richting particulieren altijd inclusief btw — dat is bij consumenten zelfs verplicht in uw communicatie. Een kortere betaaltermijn (7–14 dagen) of directe betaling is hier gebruikelijk.
Klanten in het buitenland
Bij zakelijke klanten binnen de EU verlegt u de btw: u factureert zonder btw, vermeldt "btw verlegd" en het geldige btw-nummer van de klant (controleer dat vooraf via het Europese VIES-systeem). Buiten de EU geldt voor de meeste diensten dat de btw buiten beeld blijft; de regels verschillen per situatie, dus check bij twijfel de tool van de Belastingdienst voor diensten aan het buitenland.
Rekenvoorbeeld: van uren naar factuurbedrag
Stel: u heeft in juni 14 uur gewerkt voor een klant tegen €85 per uur, plus €120 aan doorbelaste kosten (met bonnetje). De opbouw wordt dan:
| Regel | Berekening | Bedrag |
|---|---|---|
| Consultancy juni, 14 uur à €85 | 14 × 85 | € 1.190,00 |
| Doorbelaste reiskosten | — | € 120,00 |
| Subtotaal excl. btw | € 1.310,00 | |
| Btw 21% | 1.310 × 0,21 | € 275,10 |
| Totaal | € 1.585,10 |
Let op bij doorbelaste kosten: over kosten die u doorberekent, rekent u in de regel gewoon uw btw-tarief — óók als op de oorspronkelijke bon een ander tarief stond. De kosten gaan namelijk op in uw dienst.
Wanneer verstuurt u de factuur?
Wettelijk moet de factuur uiterlijk de 15e van de maand ná levering de deur uit. Maar commercieel gezien geldt: hoe eerder, hoe beter. De betaaltermijn begint pas te lopen bij verzending, en een factuur die direct na oplevering komt, wordt gekoppeld aan het verse, positieve gevoel over uw werk. Wie een maand wacht, factureert aan een klant die het project alweer vergeten is. Werkt u aan langlopende projecten, spreek dan maandelijkse deelfacturen of termijnen af — dat is beter voor uw cashflow én verkleint uw risico bij wanbetaling.
Digitaal versturen en bewaren
Verstuur de factuur per e-mail als PDF-bijlage, met het factuurnummer in de onderwerpregel. Bewaar van elke factuur een kopie in uw administratie — de bewaarplicht is 7 jaar. Een factuurtool archiveert dit automatisch en houdt bovendien de status bij: verzonden, betaald of over de vervaldatum. Juist dat statusoverzicht is goud waard: zo ziet u in één oogopslag welke facturen om een herinnering vragen.
Veelgestelde vragen over factuur maken
- Mag ik nummers als 001, 002 gebruiken? Ja, zolang de reeks doorlopend is. Veel ondernemers zetten het jaar ervoor: 2026-001. Sla nooit een nummer over.
- Moet ik factureren aan particulieren? Meestal niet verplicht, maar wel praktisch voor uw eigen administratie. Vermeld richting consumenten prijzen inclusief btw.
- Wanneer moet de factuur uiterlijk verstuurd zijn? Uiterlijk de 15e van de maand na levering. Eerder mag altijd — en is beter voor uw cashflow, want de betaaltermijn begint pas bij verzending.
- Wat als ik een fout ontdek na verzending? Verwijder de factuur nooit; maak een creditfactuur en stuur een nieuwe. Zie factuurverplichtingen.
- Kan ik in het Engels factureren? Ja, ook aan Nederlandse klanten, zolang alle verplichte gegevens erop staan.
Wie de verplichte onderdelen één keer in een sjabloon of tool vastlegt, hoeft ze nooit meer te controleren: elke factuur voldoet dan automatisch. Dat is het hele idee achter snel én correct factureren.
De belangrijkste punten samengevat
- Een factuur is een fiscaal document met wettelijk verplichte gegevens.
- Doorlopende nummering en een correcte btw-specificatie zijn cruciaal.
- Factureer direct na levering en verstuur als PDF.
- Bewaar elke factuur zeven jaar.
Klaar om professioneel te factureren?
Met FactuurPro maakt u een factuur in 30 seconden. Al vanaf €10 per maand — nergens aan vast.
Start direct — vanaf €10 p/m →